Zeiterfassung per GPS in Ordio

In diesem Artikel wird dir erklärt, wie die Zeiterfassung per GPS in Ordio funktioniert, welche Vorteile sie bietet, und worauf bei der Nutzung geachtet werden sollte.

Möglichkeiten zur Zeiterfassung per GPS

In Ordio stehen dir mehrere Optionen zur digitalen Zeiterfassung per GPS zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter sich über die Mitarbeiter-App einstempelt:

1. Speichern des Standorts beim Starten und Beenden der Zeiterfassung
   Die App erfasst automatisch den Standort beim Starten und Beenden der Arbeitszeiterfassung und speichert diese zu Dokumentationszwecken ab. Zu finden sind diese im Bereich Arbeitszeiten.

2. Starten der Zeiterfassung im Umkreis eines Standorts
   Die App erfasst automatisch den Standort und überprüft, ob der Radius eingehalten wurde. Zusätzlich kann eingestellt werden, ob nur das Starten oder auch das Beenden der Zeiterfassung im Radius passieren darf.

☝🏼Wichtig: Als Standort wird die Adresse unter Ordio Actions -> Einstellungen -> Standorte & Arbeitsbereiche berücksichtigt. Habt Ihr pro Schicht immer andere Standorte? (Catering/Events) - Dann meldet Euch bei uns. 

Beide Methoden sind einfach in der Handhabung, unterscheiden sich jedoch im Anwendungsfall.

Wo aktiviere ich die GPS-Zeiterfassung?

1. Ordio Actions -> Einstellungen
2. Schichtplan & Zeiterfassung -> Zeiterfassung -> Punkt 10 GPS -Standortinformationen des Mitarbeiters abfragen
3. Eine der drei verfügbaren Varianten wählen (keine Standortinformationen, nur Standortinformationen oder im Umkreis vom Standort)
4. Speichern

☝🏼Wichtig: Sobald die Zeiterfassung per GPS aktiviert ist, werden die Mitarbeiter darauf hingewiesen, ihre Standortinformationen zum Starten und Beenden der Arbeitszeiterfassung freizugeben.

Wie funktioniert die GPS-Zeiterfassung?

Wenn die GPS-Zeiterfassung aktiviert ist, läuft der Prozess wie folgt:

1. Mitarbeiter öffnet die App

2. Tippt auf „Starten“ oder „Beenden“

3. Die App speichert den aktuellen Standort des Geräts

Wurde die GPS-Zeiterfassung mit Radius ausgewählt:

1. Die App prüft den Standort des Geräts, liegt dieser innerhalb des festgelegten Radius, wird die Zeit erfolgreich erfasst

2. Liegt Standort außerhalb, wird das Stempeln verweigert oder es erscheint ein Hinweis

☝🏼Wichtig: Der Radius kann in den Einstellungen des Arbeitsbereichs individuell konfiguriert werden – z. B. 50, 100 oder 200 Meter um die Betriebsadresse. Empfohlen wird, den Radius etwas größer zu wählen, da jedes mobile Gerät (je nach Hersteller) eine andere Genauigkeit besitzt.

Vorteile der GPS-Zeiterfassung

✅ Individuell einsetzbar
Ideal für Außendienst, Lieferdienste oder mobile Teams und alle Mitarbeiter die über die Mitarbeiter-App die Zeiterfassung starten.

✅ Automatisierte Standortprüfung
Verhindert versehentliches oder bewusst falsches Ein- und Ausstempeln außerhalb des Arbeitsplatzes.

Datenschutz & Transparenz

Ordio legt Wert auf Datensparsamkeit und Transparenz:

• Der Standort wird nur zum Zeitpunkt des Stempelns abgefragt, nicht dauerhaft verfolgt.

• Nutzer erhalten beim ersten Mal einen Hinweis und müssen die Standortfreigabe aktiv bestätigen.

Wann sollte man GPS nutzen – und wann nicht?

Empfohlen bei:

• Zeiterfassung per Mitarbeiter-App

• Liefer- oder Außendienst

• Homeoffice-Teams mit Anwesenheitspflicht

Weniger geeignet bei:

• Schlechter Netzabdeckung vor Ort

• Standorten mit ungenauen GPS-Daten (z. B. in Gebäuden mit dicker Betonstruktur)

• Betrieben mit festen Ein-/Ausgangspunkten (dort ist QR-Code / Terminal App oft praktischer)

Die GPS-Zeiterfassung in Ordio ist eine flexible und moderne Lösung für mobile Teams oder Betriebe ohne zentrale Erfassungsstation. Sie hilft dabei, die Arbeitszeit genau und nachvollziehbar zu dokumentieren – ohne zusätzlichen Hardwareaufwand. Dank transparenter Standortprüfung bleibt der Datenschutz dabei stets gewahrt.