Wie trage ich Mitarbeitern Abwesenheiten ein?

Hier lernst du alles, was du über das Eintragen von Abwesenheiten wissen musst.

Der richtige Umgang mit Abwesenheiten ist entscheidend für eine erfolgreiche Schichtplanung, eine genaue Zeiterfassung und eine stressfreie Lohnbuchhaltung. Klicke dich durch unsere interaktive Videoanleitung um genau zu sehen wie du beim Eintragen einer Abwesenheit vorgehst und lies dir hier unsere allgemeinen Informationen zu Abwesenheiten durch:

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Was zählt als Abwesenheit?

Du fragst dich, welche Abwesenheitsgründe du auf dem Schirm haben solltest? In Deutschland gibt es da einiges zu beachten. Klar, Krankheit und Urlaub kennt jeder, aber es gibt noch viele andere Anlässe:

Krankheit: Gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz musst du deinen Teamkollegen freistellen, wenn ein ärztliches Attest vorliegt.

Urlaub: Nach § 3 des Bundesurlaubsgesetzes sind dem Arbeitnehmer bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Werktage Urlaub zu gewähren. Mehr Urlaubstage können vertraglich vereinbart werden.

Feiertage: Die Feiertagsgesetze der Bundesländer legen fest, wann grundsätzlich frei ist. Es sei denn, du arbeitest in einer Branche mit Sonderregelungen.

Mutterschutz und Elternzeit: Hier greifen das Mutterschutzgesetz und das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz. Sie bieten werdenden und jungen Eltern spezielle Auszeiten.

Pflegezeit: Das Pflegezeitgesetz ermöglicht es Beschäftigten, sich für die Pflege von Angehörigen freistellen zu lassen. Dies kann kurzfristig bis zu 10 Tagen oder bis zu 6 Monaten sein.

Bildungsfreistellung: In einigen Bundesländern kannst du deine Mitarbeiter für Weiterbildungen bezahlt freistellen. Das regeln die Bildungsfreistellungsgesetze.

Gerichtliche Verpflichtungen: Wenn ein Mitarbeiter vor Gericht erscheinen muss, ist das nach § 45 Strafprozessordnung (StPO) und § 380 Zivilprozessordnung (ZPO) ein gültiger Abwesenheitsgrund.

Betriebliche Gründe: Vielleicht gibt es in deinem Betrieb Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge, die Betriebsferien oder ähnliches regeln.

Unbezahlter Urlaub: Dies ist eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer.

Andere arbeits- oder tarifvertragliche Gründe: Je nach Arbeits- oder Tarifvertrag können auch andere Gründe für die Abwesenheit relevant sein.

Wie berechnet sich der gesetzliche Mindesturlaub?

Ordio schlägt dir automatisch eine Anzahl Stunden pro Tag vor, die sich auf die letzten 13 Wochen bezieht. Das ist sehr praktisch, denn so hast du einen guten Anhaltspunkt, wie viel deine Mitarbeiter in der Vergangenheit gearbeitet haben. Aber was ist, wenn die automatischen Vorschläge nicht ganz passen? Kein Problem! Du hast die volle Kontrolle und kannst die vorgeschlagenen Stunden pro Tag manuell anpassen. Die Berechnung der Urlaubstage richtet sich dabei nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche. In Deutschland beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche.

Berechnungsbeispiel

Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet 6 Tage in der Woche. Um den gesetzlichen Mindesturlaub für diesen Mitarbeiter zu berechnen, verwenden wir die folgende Formel:

Gesetzlicher Mindesturlaub = (Arbeitstage pro Woche / 5) x 20

Ergebnis:
Gesetzlicher Mindesturlaub = (6 / 5) x 20 = 24

In diesem Fall hätte der Koch einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr.