Wie nutze ich Skills?

In diesem Artikel wird Dir erklärt, wie Skills (Fähigkeiten) in Ordio funktionieren, wie sie mit Arbeitsbereichen zusammenhängen und wie du sie in der Schichtplanung richtig einsetzt.

Was sind Skills in Ordio?

Skills sind bestimmte Qualifikationen oder Fähigkeiten, die einem Mitarbeiter im System zugeordnet werden können. Sie stellen sicher, dass nur Personen mit den nötigen Voraussetzungen für spezielle Schichten eingeplant werden können – zum Beispiel:

Führerschein (für Liefertouren)
Kassierer
Barista / Cocktails

Unterschied zwischen Skills und Arbeitsbereichen

In Ordio wird klar zwischen Arbeitsbereichen und Skills unterschieden:

Arbeitsbereiche	Skills
Organisatorische Bereiche wie „Küche“, „Lieferung“, „Service“	Zusatzfähigkeiten wie „Führerschein“, „Barista“
Voraussetzung, um im jeweiligen Bereich geplant zu werden	Voraussetzung für bestimmte Schichten innerhalb eines Bereichs geplant zu werden
Müssen dem Mitarbeiter zuerst zugewiesen werden	Müssen im Mitarbeiterprofil ergänzt werden

☝🏼Wichtig: Ein Mitarbeiter muss einem Arbeitsbereich zugewiesen sein, um dort eingeplant werden zu können – selbst wenn er den passenden Skill besitzt.

Skills erstellen und in Schicht einsetzen

Beim Erstellen einer Schicht kannst du optional einen oder mehrere Skills als Voraussetzung erstellen und aktivieren. Dadurch wird automatisch gefiltert, wer für diese Schicht in Frage kommt.

So funktioniert’s:

Neue Schicht erstellen oder bestehende bearbeiten
Arbeitsbereich auswählen
Unter „Weitere Optionen“ -> auf "keine Skills ausgewählt" klicken
Skills verwalten -> Skills hinzufügen -> Skill benennen und speichern
Nach dem hinzufügen das Fenster schließen -> der Skill erscheint nun in der Liste
Den gewünschten Skill auswählen
Speichern

☝🏼Wichtig: Unter "Skills verwalten" können diese auch umbenannt, bearbeitet und gelöscht werden. Gelöschte Skills sind dann unter "archivierte Skills" aufgelistet und können wiederhergestellt werden. Zusätzlich sieht man, wie vielen Mitarbeitern dieser Skill zugeordnet ist.

Nur Mitarbeiter, die dem Arbeitsbereich zugeordnet sind UND den geforderten Skill besitzen, werden im Planungsprozess als verfügbar angezeigt.

Beispiel: Liefertour mit Führerschein

Du planst eine Liefertour im Bereich „Lieferung“, bei der ein Führerschein erforderlich ist. So gehst du vor:

Schicht im Arbeitsbereich „Lieferung“ erstellen
Skill „Führerschein“ hinzufügen
Die Schicht erscheint nun mit einem Skill "Führerschein" in der Übersicht

Beim Einplanen werden nur Mitarbeiter angezeigt, die sowohl im Bereich „Lieferung“ eingetragen sind als auch den Skill „Führerschein“ besitzen

Das verringert Planungsfehler und stellt sicher, dass nur geeignete Fahrer:innen auf Tour geschickt werden.

Wo werden Skills hinzugefügt?

Skills werden im Mitarbeiterprofil hinterlegt – das geht so:

Öffne das Profil eines Mitarbeiters
Im Reiter Übersicht unter „Skills“ -> Skill suchen
Füge hier die passenden Skills aus der Liste hinzu

Skills können auch im Mitarbeiterprofil hinzugefügt, bearbeitet und umbenannt werden, diese Änderung erscheint dann ebenfalls bei den anderen Mitarbeitern und bei der Erstellung einer Schicht.

🔒 Hinweis: Das Recht Skills zu bearbeiten wird über Rechte & Rollen definiert.

Skills sind ein leistungsstarkes Werkzeug in Ordio, um die Schichtplanung effizienter und präziser zu gestalten. Sie sorgen dafür, dass nur Mitarbeitende mit den nötigen Qualifikationen für bestimmte Aufgaben eingeplant werden können – ganz automatisch und transparent. Zusammen mit den Arbeitsbereichen bilden sie die Grundlage für eine durchdachte und fehlerfreie Einsatzplanung.