Durch das Vermerken von Absagen, kannst du die Zuverlässigkeit deiner Mitarbeitenden bei der Schichtzuteilung überprüfen. In diesem Artikel erfährst du, wie.
☝🏼Hinweis: Die entsprechenden Einstellungen findest du in den Workspace Einstellungen > Schichtplan & Zeiterfassung > Nr. 8.
So funktionieren Absagen:
Mit der Funktion zur Dokumentation von Absagen kannst du die Verlässlichkeit deiner Mitarbeitenden bei der Schichtzuteilung besser beurteilen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie das funktioniert.
1. Absagen vermerken (durch Admins)
☝🏼 Wichtig zu wissen: Mitarbeitende können nicht selbstständig eine Schicht absagen. Auch wenn die Funktion in den Einstellungen aktiviert wurde, bedeutet das nicht, dass sich Mitarbeitende eigenständig abmelden können.
Stattdessen läuft es so:
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Als Admin kannst du eine Absage direkt in einer Schicht manuell vermerken: Nutze das Symbol mit dem durchgestrichenen Kreis neben der "Austragen"-Option:
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Diese Absage wird dann im System dokumentiert und ist beim nächsten Eintragen der Person sichtbar – inklusive der Info, wie oft die Person bereits abgesagt hat.
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So behältst du den Überblick über wiederholte Absagen und kannst das bei künftigen Planungen berücksichtigen.
2. Zeitfenster für Dokumentation
Du kannst optional ein Zeitfenster definieren – zum Beispiel 72 Stunden vor Schichtbeginn –, innerhalb dessen eine Absage dokumentiert wird.
Innerhalb des definierten Zeitraums:
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Die Absage wird dokumentiert.
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Der Mitarbeiter wird aus der Schicht entfernt.
Außerhalb des Zeitfensters:
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Der Mitarbeiter wird ebenfalls aus der Schicht entfernt.
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Die Absage wird jedoch nicht dokumentiert.
Diese Einstellung hilft dir dabei, kurzfristige Absagen gezielt zu erfassen und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen – etwa bei auffälligem Verhalten einzelner Mitarbeitender.
Beispiel aus der Praxis:
Du aktivierst die Funktion und legst ein 72-Stunden-Fenster fest.
Wenn sich ein:e Mitarbeiter:in 48 Stunden vor Schichtbeginn abmeldet und du dies in der Schicht kennzeichnest, wird dies im System dokumentiert.
Erfolgt die Abmeldung jedoch weniger als 24 Stunden vorher, wird die Absage nicht dokumentiert, obwohl die Schicht aus dem Kalender entfernt wird.
In solchen Fällen spricht man oft von einer verspäteten oder nicht dokumentierten Absage.