Lohnauswertung: Das musst du wissen! 

In der Lohnauswertung gibt es aus rechtlichen und aus Gründen der Übertragung zu Datev nur die Möglichkeit, den vollen Monat auszuwerten. Die Lohnauswertung kann grundsätzlich immer auch zu einem Datum in der Mitte des Monats im exportiert und als Datev-Datei an den Steuerberater versendet werden. Beispiel: Die Liste wird am 24. des Monats exportiert. Dies führt jedoch dazu, dass Du die noch nicht erfassten Tage (im Beispiel 25.-31.) des Monats möglicherweise im Folgemonat korrigieren werden müssen, da die Zeiten anders erfasst wurden, als zuvor geplant. Dies gilt für Mitarbeitern, die nach geleisteten Stunden bezahlt werden (z.B. Minijobber). Weichen die Arbeitszeiten jetzt also im Nachhinein von den vorab vergüteten Stunden ab, wurde für den Monat entweder zu viel oder zu wenig Gehalt ausgezahlt.

Wir empfehlen daher, den Abrechnungszeitraum auf den letzten bzw. ersten Tag eines Monats anzupassen, damit die Übertragung zu Datev über die Lohnauswertung richtig funktioniert und sofort die für den Steuerberater richtigen Daten eingespielt werden.

Alternative: Über den Menüpunkt Arbeitszeiten kann ein Export in Excel-Format mit der "Zusammenfassung pro Mitarbeiter" für den 24. bis 24. eines Monats exportiert werden. Hier werden sowohl alle tatsächlich gearbeiteten Stunden als auch Abwesenheiten ausgewiesen.

☝🏼Beachte: Dabei werden keine Lohngrenzen beachtet (bspw. 556€ pro Monat für Minijobber). Gleiches gilt für manuelle Korrekturen oder zusätzliche Zahlungen. Diese Daten müssten bei jener Vorgehensweise beachtet und dem Steuerberater zusätzlich weitergeleitet werden.

Damit du die Lohnauswertung problemlos durchführen kannst, sind vorher ein paar Vorbereitungsschritte notwendig.

1. Steuerberater hinterlegen

Unter Einstellungen ➡️ Steuerberater ➡️ Benachrichtigungen muss zunächst Email-Adresse hinterlegt werden. Unter dem Reiter 'Lohnnebenkosten' gibst Du außerdem Mandaten- sowie Beraternummer an, um die Datev-Datei exportieren zu können.

2. Lohnnebenkosten & Lohnarten

Du solltest mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin besprechen, ob Lohnnebenkosten und/oder Lohnarten für die Lohnbuchhaltung hinterlegt werden sollen. Diese Einstellungen findest du ebenfalls im Reiter 'Lohnnebenkosten'.

👀 Tipp: Die standardmäßigen Anstellungsverhältnisse (Geringfügig beschäftigt, Vollzeit etc.) werden von Ordio automatisch einer Lohnart zugeordnet. Du kannst zusätzlich eigene Anstellungsverhältnisse hinzufügen und mit einer Lohnart verknüpfen.

3. Lohnregeln vergeben

Sind für alle Mitarbeitende Lohnregeln angelegt? Dies kannst du in der Mitarbeiterliste unter 'Anstellungsverhältnis' nachsehen. Nur diejenigen mit Lohnregel können auch in der Auswertung erscheinen! Klicke hier für mehr Infos.

4. Personalnummern vergeben

Sind für alle Mitarbeitenden Personalnummern hinterlegt? Bei der Lohnauswertung mit Datev müssen diese mit dem in Datev hinterlegten Personalnummern übereinstimmen.

5. Arbeitszeiten kontrollieren

Stelle sicher, dass alle Änderungsanträge von Arbeitszeiten, sowie falsch erfasste oder automatisch beendete Schichten etc. geprüft und bearbeitet werden.

Klick dich durch interaktive Video, um zu sehen, wie du bei einer Lohnauswertung vorgehst. Hier die einzelnen Schritte zusammengefasst:

1. Daten aktualisieren (Das Info-Feld über 'Daten aktualisieren' gibt Auskunft darüber, auf welchem Stand sich die Daten befinden.)

2. Export wählen

3. Format auswählen

4. Bei Datev Lodas: Formatdetails anpassen

5. Exportieren

6. Datei an Steuer- bzw. Lohnbüro weiterleiten

👀 Tipp: Sollten sich in deiner Lohnauswertung Fehler befinden, schaue in diesem Artikel nach, um mögliche Ursachen zu erkennen und sie korrigieren zu können!

☝🏼 Beachte: Brauchst du die Daten in .ini-Format? Dann wähle den 'Datev Lohn und Gehalt' - Export und klicke unten auf den blau hinterlegten .ini-Export.

Wir hoffen, dieser Artikel hat dir geholfen, um deine Lohnauswertung jetzt und in Zukunft zu meistern.

 

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Link zum Video: https://demo.arcade.software/S2drKnCPAsCNFKBuJwxK