Die Wahl der richtigen Arbeitszeitregelung in der Lohnregel kann entscheidenden Einfluss auf die Lohnabrechnung und die Erfassung von Abwesenheiten haben. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, findest du hier einen kompakten Überblick über die drei Arbeitszeitmodelle, die du in Ordio einstellen kannst – mit Empfehlungen, in welchem Fall welches Modell sinnvoll ist.
Flexible Arbeitstage
Wann ist diese Einstellung geeignet?
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Wenn der Mitarbeiter vertraglich eine feste Monatsstundenzahl hat.
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Wenn keine feste Arbeitszeit vereinbart ist – der Mitarbeiter wird nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt.
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Wenn der Verdienst des Mitarbeiters auf einen bestimmten Betrag oder eine bestimmte Stundenzahl begrenzt ist (z.B. 556€ im Monat)
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Wenn eine Einkommensspanne gilt, z. B. mindestens 20, maximal 25 Stunden pro Woche bezahlt werden. Stunden unterhalb oder oberhalb dieser Spanne verfallen oder werden auf einem Arbeitszeitkonto geführt.
☝🏼Besonderheiten:
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Feiertage werden nicht automatisch ausgeglichen.
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Bei Abwesenheiten muss die Anzahl der Tage und die Stunden pro Tag auf Basis individueller Regelungen (z. B. 13-Wochen-Durchschnitt) vergütet werden.
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Die Sollstunden sind jeden Monat gleich – wir rechnen hier mit dem Monatsdurchschnitt von 4,35 Wochen (Beispiel: 40 Stunden x 4,35 = 174 Sollstunden pro Monat).
Für wen ist diese Einstellung meist geeignet?
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Minijobber
- Werkstudenten
- Alle Mitarbeiter, die komplett flexibel nach gearbeiteten Stunden bezahlt werden
- Alle Mitarbeiter, die vertraglich einen Monatsstundensatz vereinbart haben (Sollstunden 169 Stunden / Monat)
Beispiele:
Feste Arbeitstage
Wann ist diese Einstellung geeignet?
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Wenn der Mitarbeiter an bestimmten Tagen feste Arbeitszeiten hat, von denen er so gut wie nie abweicht (z.B. Montag-Freitag 8 Std.).
- Wenn die Sollstunden pro Tag klar definiert sind und sich monatlich nach den ausgewählten Tagen richten.
☝🏼Besonderheiten:
- Abwesenheiten (wie Urlaub und Krankheit) werden - beim Eintragen oder Genehmigen - automatisch gemäß der festgelegten Tage vergütet (z.B. 8 Std. pro Urlaubstag).
- Der Mitarbeiter kann Feiertage automatisch ausgeglichen bekommen (falls in Lohnregel aktiviert).
Für wen ist diese Einstellung meist geeignet?
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Büromitarbeiter oder Verwaltungspersonal, die nur an Werktagen arbeiten.
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Mitarbeiter mit klar vertraglich geregelten Arbeitstagen und festen Stunden pro Tag.
Beispiel:
Gleitzeit als Hybrid-Modell
Bei manchen Mitarbeitern müssen feste und flexible Arbeitstage kombiniert werden. Obwohl sie flexibel arbeiten, sollen Abwesenheiten und Feiertage automatisch nach einem festen Schema berücksichtigt und vergütet werden. Möglicherweise sollen die monatlichen Sollstunden sich nicht pauschal wiederholen, sondern an die individuell vereinbarten Arbeitstage angepasst sein.
Für diesen Anwendungsfall haben wir die Option „Gleitzeit“ entwickelt. Achtung: Sie meint hier nicht flexible Start- oder Endzeiten (z. B. zwischen 8 und 10 Uhr), sondern eine flexible Wochenarbeitszeit: Der Mitarbeiter arbeitet beispielsweise meist Montag bis Freitag – dies soll aber je nach Bedarf auch variieren können.
Wann ist diese Einstellung geeignet?
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Wenn die Sollstunden wöchentlich fixiert, die Arbeitstage jedoch flexibel gewählt sind.
- Wenn dein Mitarbeiter flexibel arbeitet, du aber Feiertage und Abwesenheiten automatisch und nach bestimmten Vorgaben vergüten lassen möchtest.
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Wenn sich die monatlichen Sollstunden nach gewählten Tagen oder nach dem Durchschnitt (4,35 Wochen) richten sollen – beides ist auswählbar.
- Das Gehalt ist entweder fix oder ergibt sich aus dem Stundenlohn x Sollstunden.
☝🏼Besonderheiten:
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Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheiten können automatisch gemäß der in der Gleitzeit-Regelung hinterlegten Tage berechnet werden.
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Du kannst auch an abweichenden Tagen (z. B. am Wochenende) manuell Abwesenheiten wie Krankheit eintragen – unabhängig von den voreingestellten Tagen.
- Auch hier können Mitarbeiter Feiertage automatisch ausgeglichen bekommen (falls in Lohnregel aktiviert).
Für wen ist diese Einstellung meist geeignet?
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Alle Mitarbeiter, die flexible Arbeitstage haben - Feiertage und Abwesenheiten sollen aber dennoch automatisch vergütet werden.
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Alle Mitarbeiter, die abwechselnde Arbeitstage und -zeiten haben, aber nach einem bestimmten Schema vergütet werden sollen.
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Teilzeitkräfte oder Fachkräfte mit fest vereinbarten Wochenstunden, aber flexibler Wochengestaltung, bei denen trotzdem die vertraglich geregelte Vergütungsstruktur gewahrt bleiben soll (z.B. 6 Std. pro Tag an einem Urlaubstag).
Beispiel:
Wenn du dir nicht sicher bist, welches Arbeitszeitmodell für deinen Mitarbeiter das richtige ist, wende dich einfach an euren Customer Success Manager oder unseren Support – wir helfen dir gerne weiter! 😊