Ordio Payroll - Wie trage ich Abwesenheiten richtig ein? 

Mit Ordio Payroll ist es nun möglich, Abwesenheiten, wie Urlaube und Krankheiten, noch schneller, einfacher und flexibler zu hinterlegen. 

Klick dich durch unser interaktives Video, um zu sehen, wie das geht: 

Welche Art der Vergütung ist die richtige bei Abwesenheiten?

Bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Feiertagen kannst du zwischen folgenden Vergütungsarten wählen:

• Vergütung nach Lohnregel

• Vergütung nach Dienstplan

• Vergütung nach dem 13-Wochen-Durchschnitt

• Manuelle Vergütung

Doch welche Variante ist in welchem Fall korrekt?

Grundsatz:

Abwesenheiten müssen so vergütet werden, als hätte die Person gearbeitet.
Das bedeutet: Der Lohn muss dem entsprechen, was die Person ohne die Abwesenheit verdient hätte – inklusive etwaiger Zuschläge, sofern sie regelmäßig anfallen.

• Der Grundlohn muss vollständig weitergezahlt werden.

• Zuschläge (z. B. für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit) müssen mit einbezogen werden, wenn sie regelmäßig anfallen.

• Die Zuschläge werden in der Regel auf Basis eines Durchschnitts der letzten 13 Wochen berechnet und anteilig für die Abwesenheit gezahlt.

☝🏼 Wichtig: Geplant = maßgeblich

Wenn der Mitarbeitende vor der Abwesenheit bereits einer konkreten Schicht zugewiesen war (z. B. Frühschicht am Montag von 6:00–14:00 Uhr), dann ist diese Planung verbindlich und als Grundlage für die Vergütung zu verwenden.

Das heißt:

• Die geplante Arbeitszeit zählt, auch wenn nicht gearbeitet wurde.

• Zuschläge, die für diese geplante Schicht angefallen wären (z. B. Nacht-, Feiertagszuschlag), müssen mitvergütet werden.

• Keine Durchschnittsberechnung nötig, wenn klar geplant war, wann und wie lange gearbeitet worden wäre.

Welche Vergütungsart passt also zu welchem Fall?

Hier ein paar Vorschläge: 

Hat der Mitarbeitende im Arbeitsvertrag feste Arbeitstage pro Woche und feste Stunden pro Tag?
➡️ Wähle Vergütung nach Lohnregel
☝🏼 Voraussetzung: In der Lohnregel müssen feste Tage oder Gleitzeit hinterlegt sein.

Arbeitet der Mitarbeitende flexibel, du möchtest aber trotzdem einen festen Stundensatz für die Abwesenheit zahlen?
➡️ Wähle manuelle Vergütung

Arbeitet der Mitarbeitende flexibel und war vor der Abwesenheit bereits verbindlich in einer Schicht eingeplant (z. B. laut Dienstplan)?
➡️ Wähle Vergütung nach Dienstplan

Arbeitet der Mitarbeitende flexibel und war zum Zeitpunkt der Abwesenheit noch nicht konkret eingeplant?
➡️ Wähle Vergütung nach dem 13-Wochen-Durchschnitt